Cómo organizar un evento «sin morir en el intento»

Organizar un evento puede ser una labor muy estresante, requiere de tiempo y planificación. Por ello es importante optimizar tiempos y recursos durante la organización de cada evento. Desde el Espacio Bertelsmann te traemos algunos consejos para organizar un evento de calidad sin morir en el intento

Empieza con tiempo: parece una banalidad, pero trabajar con suficiente tiempo de antelación te ayudará a evitar estrés innecesario. Además, podrás concentrarte en los detalles y tendrás más posibilidades a la hora de escoger el espacio, el catering y cualquier tipo de servicio para tu evento.
Crea una checklist: las checklists son una herramienta indispensable a la hora de organizar eventos. Te ayudará a tener una visión general del volumen de trabajo y a hacer un seguimiento de las tareas a realizar. Te dejamos algunos consejos para crear una buena checklist aquí.
Aprende a delegar: sabemos que delegar puede resultar complicado, sobre todo porque cada detalle puede influir en el éxito del evento. Sin embargo, delegar ciertas tareas a otros compañeros de tu equipo u otro departamento, te ayudará a ganar tiempo y a concentrarte mejor en tus tareas.
Centraliza la documentación: para ahorrar tiempo es super importante que la documentación y los materiales del evento estén centralizados y fácilmente identificables. En caso de trabajar en equipo, lo mejor será tener carpetas compartidas a través de herramientas como teams y/o drive para que todo el mundo tenga acceso y definir unos códigos comunes para archivar la documentación.
Evita los cambios de última hora (en la medida de lo posible): seguramente estarás pensando “¡esto es imposible!”. Si bien es cierto que el sector de los eventos es muy impredecible y siempre hay cambios de última hora, intenta minimizarlos al máximo y no dejes nada al azar.

Esperamos que estos pequeños consejos te ayuden a la hora de optimizar tiempos y recursos para tu próximo evento.